General terms for use and sale
Definitions:
The “User” is the person that uses our web pages and applications and confirms having read and agreeing with the General Terms and Conditions for Use and Sale.
The “Client” is the person so named in the Contract form.
The “Contractor” is Recrea Service & Consulting S.L. 03599 Altea, Alicante, Spain, C/ La Quilla 22b, CIF ES B54044169, Business Registry of Alicante, Folio A-94815, Volume 2979, page 61, entry 3.
The “Event” is the main object of the contract, the celebration for which the contractor, always following the will and direction of the Client, will provide the products and/or services for which it has been retained. The date(s) and venue(s) of the event can only be altered by mutual agreement, and must always be confirmed and accepted by the Contractor.
The “Planning” (detail of services/products)” is the only document that describes all the products and/or services requested from the Contractor or for which the Contractor is required to act as an intermediary with the providers. Unless otherwise expressly indicated in the contract or planning, taxes and shipping costs are not included in the price. It is understood that travel and moving expenses and lodging for the Contractor's team, staff and providers are always included if the event takes place within 50 kilometres from the 03590 Altea.
The Client can request additional services, which, if approved by the Contractor will be included in the Planning, substituting all previous versions of such. If the client requests the contractor to search and source a service not included in the extensive catalogue of services for which the contractor has negotiated prices with suppliers, then a fixed sourcing fee of 50 € for each service shall be applicable, even if the said service is not found, or not contracted by the client. The planning can be a paper or electronic document, or an online application. Any information or description not included in the Planning, whether by inclusion or through a link to an external information source that refers expressly to the event and nothing else, is only for reference and such information is not to be considered binding to the agreement.
The “Service(s)” is any product/service described in the Planning. All images and colours are only for reference and do not imply any commitment on behalf of the Contractor nor will they be binding to the Contract, except when they are so stated in written form, duly accepted and signed by both parties. Prices for services that the client has not ordered remain valid until one month after the service has been added to the planning. Once a service is ordered by the client and confirmed by the supplier, the price is only subject to change based on (a) the percentual increase of the Spanish index of consumer prices for the month of the date of the last planning document before the client ordered the event, and the month prior to the closing of the planning, and (b) changes in tax or other regulations or (c) by mutual agreement between client and contractor or provider
The “Provider” is any provider of products involved directly or indirectly in the execution of this Contract, even if the Contractor and the provider are the same person or organization.
Purpose of the Contract:
A contract for services through which the Contractor acts as an independent intermediary in the sale of Service(s) between the provider(s) and the Client. The contractor warrants and agrees to execute this contract with the due diligence of an industry professional. Upon signature of this document, the Client expressly authorizes and empowers the Contractor to represent him and act on his behalf, thus allowing him to negotiate, mediate, and confirm all agreements necessary for the fulfilment of the Planning. The Client will be solely responsible for all contractual responsibilities signed by the Contractor while acting on his behalf. The Contractor acts only as a mediator. The Client will send the Contractor details of all services contracted or orders made to providers with ample time to be properly executed and fulfilled by the Contractor.
Effectiveness of the contract
Every sale of Contractor service(s), whether made directly by the Contractor or through a distributor, shall be subject to these conditions. Discrepancies are only possible by a mutual verbal or written agreement, and duly signed by the Contractor. By entering into an agreement with the Contractor, the Client accepts the exclusive use of it, even if done by direct online registration. Each contract is irrevocable and becomes effective upon acceptance by the Contractor. This applies in the case of direct online registration as well as in the case of a sale through an external consultant or a distributor resale. When an agreement for the Contractor's services is made by/through an agency or a professional other than the ultimate beneficiary of such services, the order cannot be cancelled. If the agreement is made by the physical person who is the beneficiary of such services, it may be withdrawn or cancelled without penalty or need to express motive within fourteen (14) calendar days from the date the agreement is accepted by the Contractor. In such case, the Client accepts to pay for the services that the Contractor may have already provided during that time, as well as for all services delivered by providers, and any expense generated in the execution of the contract. Failure to exercise the right to withdraw within the set time period will not be an obstacle for a later exercise of the right to withdraw or cancel when proceeding according to such right. Exercise of the right to withdraw shall not be subject to any kind of formality, as long as it can be proven in any manner permitted by law. In any case, it shall be considered valid by sending the withdrawal document. The invalidity of one or two articles, in whole or in part, can never result in the Contract being void, which will remain valid and applicable. Interpretation of this Contract as to those points that could offer differences between the contracting parties must be made taking into account what was agreed to in the rest of the documents subscribed between the parties; the conduct of the parties; the good faith of the Contract; and the current regulations in regards to consumer laws and general application.
Use of venues, facilities, materials and infrastructure
The use of venues and facilities is limited by the duration of the event, according to the planning, and never after the end of the open bar or DJ / musicians, and within the conditions of each venue. The use of the swimming pool and jacuzzi existing in the venue or the place where the event is held is attributed exclusively to the residents and persons who have rented the venue as accommodation. The use of materials, equipment, venues or installations is entirely the responsibility of the client. If the client encounters any discrepancies in the materials, equipment, venues or installations, such as a state of deficiency, deterioration, dysfunction, dirtiness or any other state than what is agreed in the planning, or what is to be commonly expected, then the client should report this immediately to the contractor, who will (1) confirm the complaint by e-mail to the client and (2) if possible try to solve the issue. Failure to report any such discrepancies at arrival results in the acceptance thereof. The client accepts full responsibility and costs for any damages, deterioration, deficiencies, dysfunction or dirtiness of the materials, equipment, venues and installations which may occur during the event. In case of improper or unauthorized use of these installations, either by the client or by third parties invited to the event, the client will assume any damage that could be caused as a result of such improper or unauthorized use. The client accepts full responsibility for any disturbance or complaints from owners, neighbours, authorities or others due to music, singing, shouting or others, and the consequences thereof, such as the order to stop the music or stop the event as a whole before the scheduled end, costs, fines or legal procedures as a result of such complaints, orders and/or procedures. The client explicitly exempts the contractor of such responsibility, procedures and costs, even if these disturbances or complaints are caused by, or occurred during services which are part of the planning.
If the client contracts us or later requests us to add venues or services to the planning supplied by non-accredited providers, additional conditions and possibly costs, restrictions and limitations of responsibility and liability will apply. In such cases, it may be necessary to (1) visit the venue one or more times before, during or after the event to (a) take measurements (b) meet with providers to plan for the event (c) receive delivery of goods and/or services (d) prepare for the event (e) coordinate and control the collection of goods and/or services and/or (f) end cleaning and check-up of the venue (2) meet with providers. These services, unless otherwise specified in writing in the planning, are not included in the planning and are subject to additional costs. If the venue is directly or indirectly owned, rented or contracted by the client, then the client shall be solely responsible for ensuring and arranging access to the venue whenever reasonably required by the contractor. The contractor shall notify the client of such visits and costs at least one day beforehand. Refusal of the client or inability to provide access to the venue or provide a workable alternative moment, therefore, exonerates the contractor of any responsibility for these services or of the event if said services are essential to good and timely execution of the planning and/or the event.
Additional services
If the client requests additional services before or during the event, not included in 'the planning and/or in the General Conditions of use and sale, which are known and accepted by the client, he undertakes and obliges to sign said order in accordance with the following: The client commits to pay for the service(s) requested within 7 working days from the written request made to Recrea Service y Consulting, SL and in the event of non-compliance with the obligation to pay, the client will be responsible for all the expenses involved in the said claim, including the fees of the Lawyer and the cost of litigation / judicial procedures if necessary.
Contractors remuneration
Unless otherwise specified and confirmed by the contractor in the planning or the contract, the remuneration for the contractors' mediation and planning is a fixed fee of 2400 € + v.a.t. and a commission of 7.5% + v.a.t on the end total of the planning. All fees and commissions paid to the Contractor are non-refundable.
If during the execution of the event, the presence of members of the contracting party's team or contractual partners during lunch or dinner is required, they shall be provided with a standard menu and free drinks on site and shall be at the client's expense.
Payment :
The total of the invoices and payment requests for which the contractor acts as an intermediary will be paid by the Client within seven (7) calendar days via cash bank transfer to the Contractor's account. All bank charges generated by the collection of payments made by the Client when made via bank transfer will be the responsibility of the Client. The Client agrees to make the first payment within seven (7) days from the Contractor's acceptance of the Contract and, unless otherwise agreed to in writing, the total of the budget must be paid no later than one(1) month before the date of the event. Otherwise, the Contractor may put the contract on hold and thus stop its execution. In that case, the losses it may inc will be the responsibility of the Client and shall be assumed expressly, without any claim to the Contractor.
If the Contract is put on hold due to non-payment from the Client, a such hold will last until the scheduled date of the Event. At such time, the Contract will be considered terminated for non-payment on the part of the Client, and the Client will be responsible to pay the Contractor for all services rendered as well as all products provided and pending payment, and any monies owed the Contractor for damages and stipulated in the Contract. In addition, both parties agree that the amounts owed will generate a Euribor +4% interest from the original due date.
1) If the Contractor requests a service for which the provider needs a partial deposit or the total sum of the cost upfront, the Client must pay for such service within the next seven (7) days after the Contractor confirms to the Client the availability of such service.
2) Any payment that remains outstanding after the event date (for example, among others, if the Client has requested additional services before or during the event) must be paid by the Client within the next 48 hours.
Event Insurance
The Client confirms that the contractor has recommended to the Client to take out event insurance through an insurance broker of the Client's choice and to cover all costs that may arise for any reason, including, but not limited to, illness or death of the Client, his partner and direct family, bad weather, force majeure or state intervention.
Cancellation of contract
If the Customer wishes to terminate the contract after the expiration of the period of withdrawal to which he is entitled, the cancellation is only possible in mutual agreement with the contractor.
In the absence of mutual agreement between client and contractor, the Client shall be obliged to pay in full for all services ordered unless they can be cancelled, in which case the cancellation of services conditions apply, as is the client obliged to pay for the total fixed fees and commission to be perceived as if the contract would normally have been fulfilled.
It shall also be possible for the Contractor to terminate the contract if the Client cancels or does not confirm the services and does not at least 2 months before the event, or at least one month after a reminder, provide the information necessary to ensure satisfactory execution of the event.
Cancellation of services
Unless otherwise specified in writing, paid amounts are not refundable and cancelling a service that had been previously requested by the Client and confirmed by the provider will carry a cancellation fee according to the sales terms of the provider, with a minimum of 10% of the total price of such product or service, if cancelled twelve (12) months before the event; 20% if cancelled between nine (9) and twelve (12) months before; 30% if cancelled between six (6) and nine (9) months before; 40% if cancelled between three (3) and six (6) months before; 50% if cancelled between one (1) and three (3) months before; 75% if cancelled between two (2) and four (4) weeks before and 100% if cancelled within the two weeks previous to the event. A minimum of 100€ per cancelled service will always apply.
Changing the date of services
Unless otherwise specified in writing, cancelling a service that had been previously requested by the Client and confirmed by the provider will carry a date modification fee according to the terms of the sale of the provider, with a minimum of 50% of the fee in case of cancellation. A minimum of 100€ per cancelled service will always apply.
Change in number of guests
Unless otherwise specified in writing, any change in the number of persons attending the wedding by more than 10% in comparison to the number at the time of contracting is subject to confirmation by the provider(s) and may be subject to additional costs.
Closing of the planning
To ensure a correct and stress-free event, and to allow all participants to timely plan and organise their services, the planning of the event is closed within 7 calendar days upon the first request by the contractor, approximately one month before the event, but If the event date is during a period of collective vacations, such as Easter, summer ( in Spain the month of August ) or end-year holidays then the planning closing date is moved forward by the duration of the collective holiday period.
Once the planning is closed all changes are subject to acceptance and confirmation by the contractor and the provider, and since the planning and briefing to all providers and participants have to be changed, is always subject to a cost of 25€ per change and per provider. Once the planning is closed, also the number of persons attending the event is final and from that moment on, persons not attending will be charged as if they would attend. However, if the cancellations are less than 10% of the number of persons attending at the time of the closing of the planning of the event, and the cancellations are requested more than 14 calendar days prior to the event, providers can - and usually will - as a gesture of commercial goodwill, will allow the recalculation of the cost of their services. Changes during the last 14 calendar days prior to the event are not allowed, nor possible, but if by exception a change is allowed, it will be subject to a cost of 75€ per change and per provider.
Termination of contract by the Contractor
The Contractor can withdraw from the execution of the contract if the Client or Principal alters the services initially listed or contracted for in the planning, suggests significant differences in the organization of the event, or does not at last 2 months before the event, or at last one month after a reminder, provide the information necessary to ensure satisfactory execution of the event, in such a way that the Contractor cannot guarantee the success of the event. In case of this withdrawal, the Contractor agrees to give notice to all the providers in charge of the deliverables already contracted for and agrees to pay said providers those monies that the Client has already paid to the Contractor for such products or services. The Contractor further agrees to provide the Client with all the information regarding the services and providers already contracted. If the withdrawal results in the cancellation of services, either by request of the client or by the withdrawal of the provider, then the cancellation of services conditions apply.
Client losses
The Contractor shall not be held responsible for losses or liabilities caused by the Client to guests or event attendees. The Contractor will not assume any responsibility for such items as food, drinks, floral arrangements, decorations or any other, whether personal or professional or any other product bought by persons other than the Contractor and his providers for the Event, previously, during or after the event. The Client shall be the only party responsible for all guests and attendees at the event, as well as their actions. The Client shall be responsible for all damages resulting from the event unless they are the result of negligence or malpractice of the Contractor, his providers, employees or agents.
Liability
The Contractor shall execute this contract with the due diligence expected from a good businessman. The Contractor shall not be responsible for errors or damages caused by incorrect information provided by the Client. The Contractor shall not be responsible for damages or losses caused to the Client by the providers upon delivery of products or services for which the Contractor has acted as a mere intermediary. The Contractor shall only be responsible for damages caused directly to the Client, and not to third parties. Likewise, the Contractor can only be responsible for direct costs. (I.e.: those stipulated in the contract and have been paid, contracted or reserved directly with the Contractor) and never the indirect costs, including any arising damages, loss of profits or loss of savings due to business interruption, regardless of the cause; costs arising from compensation processes, damages for interest and/or delays, damages resulting from erroneous, incorrect or incomplete information by the client, and/or damages caused by information or advice from the Contractor that is not an explicit part of the Contract. The client acknowledges that the Contractor has informed him or her of any legal requirements or restrictions ( such as noise restrictions or limitations ), and that any violation of them, either by the client or attendees of the event, is the sole responsibility of the client, who shall assume any consequences, costs, fines or other thereof. The Client will compensate the Contractor for any claims made by third parties for damages and losses caused to them in the scope of this contract by the Client or by third parties acting on his behalf, or authorized by him, or by other beneficiaries by invitation of the client in receiving services contracted here. The Contractor shall provide access to all the documents required for the execution of the contract. Due to the unique characteristics of the Internet, the Contractor shall not be responsible for usage or access interruptions, or other flaws due to technical problems, internal or external (I.e.: viruses, service interruptions from web hosts, etc.) Interruptions caused by maintenance or work performed on the servers themselves will be considered exempt from liability. The Contractor agrees to do everything in his power to reduce and correct such problems as soon as possible. In case the Client contracts providers/services himself, either to external providers or to relatives or friends, regardless if the provider of these services if financially or otherwise compensated for them, the Client must make sure that such persons or providers are in compliance with all legal obligations required to provide these services, and the Client shall assume all responsibility for them, and for any consequences, damages, fines or other resulting from these services, and explicitly exempt the Contractor from them, even if such services appear as information in the Planning of the Event.
Dispute resolution
In case of disagreement between the parties, a friendly solution will always be attempted.
Complaints must be sent by certified mail to the Contractor's fiscal address no later than eight (8) days after the finalization of the Contract or knowledge of the alleged fault or error. The Client and Contractor expressly agree that any mutual dispute shall be solved by arbitration. Both parties involved agree that all disputes, discrepancies, issues or claims resulting from the execution or interpretation of this contract or related hereto, directly or indirectly, shall be solved definitively through arbitration in the Alicante Court of Arbitration, located in the Cámara Oficial de Comercio, Industria y Navegación de Alicante (Official Chamber of Commerce, Industry and Shipping of Alicante), which is charged with the arbitration management and the designation of arbiters, according to its Bylaws and Regulations.
Language
The full text of this contract, as well as the documents deriving therefrom, including all Annexes, have been drafted in several languages and Spanish. The Spanish version shall be considered valid and official. Should any discrepancy or divergence between versions arise, the Spanish version will supersede and replace all others for its interpretation.
Policy for the Protection of Personal Information
In accordance with Organic Law 15/1999, from December 13, LOPD and GDPR, we hereby advise you that your personal information and email address are part of a database managed by Recrea Service & Consulting, SL., whose goal is solely commercial for sending business communications about our products and/or service. If desired, you may exercise your right to access, correct, cancel and object to the use of your information by sending an email to info@costablancaevents.org, indicating in the "Subject" line which right you wish to exercise.
Definiciones:
El “usuario” es la persona que utiliza nuestras paginas web y aplicaciones y manifiesta haber leído y estar conforme con las condiciones generales de uso y venta.
El “cliente” es la persona nombrada como tal en el formulario del contrato de servicios.
El “contratante” es Recrea Service & Consulting S.L. 03599 Altea, Alicante, España, C/ La Quilla 22b, CIF ES B54044169, Registro Mercantil de Alicante, hoja A-94815, tomo 2979, folio 61, inscripción 3.
El “evento” es el objeto principal del contrato, el acontecimiento para cuya celebración el contratante, siguiendo siempre las ordenes y la voluntad del cliente, proporcionará los productos / servicios que se contraten. La fecha(s) y el lugar(es) del evento sólo pueden ser modificados de mutuo acuerdo y, siempre confirmado y aceptado por el contratante.
El “planning” (detalle de servicios/productos)” es el único documento que describe todos los productos y/o servicios solicitados o pedidos al contratante o para los que se solicita al contratante que actúe como intermediario con los proveedores. A menos que expresamente se acuerde lo contrario, los impuestos y los costes de envío no están incluidos en el precio. Los gastos de viaje, desplazamiento y alojamiento del equipo, colaboradores y proveedores del contratante se entenderán que están siempre incluidos si el evento se celebra a una distancia no superior a 50 kilómetros del 03590 Altea. El cliente puede solicitar que se añadan servicios adicionales, los cuales, si quedan aprobados por el contratante, pasarán a formar parte de la planificación, sustituyendo todas las versiones anteriores de la planificación. Si el cliente solicita al contratista que busque un servicio no incluido en el amplio catálogo de servicios para el que el contratista ha negociado los precios con los proveedores, se aplicará una tarifa de contratación fija de 50 € por cada servicio, incluso si dicho servicio no se encuentra, o no es contratado por el cliente.El planning puede ser un documento en papel, electrónico o una aplicación online. Cualquier información o descripción que no esté incluida en el planning, o bien por inclusión o mediante un enlace a una fuente de información externa que se refiera expresamente al evento y a ninguna otra cosa, es sólo de referencia y tal información no será considerada vinculante para el contrato.
La “prestación” es cualquier producto/servicio descrito en la Planificación. Todas las imágenes y colores son sólo de referencia y no implican ningún compromiso por parte del Contratante ni serán vinculantes para el Contrato, salvo que así se haga constar por escrito, debidamente aceptado y firmado por ambas partes. Los precios de los servicios que el cliente no haya encargado siguen siendo válidos hasta un mes después de que el servicio se haya incorporado a la planificación. Una vez encargado un servicio por el cliente y confirmado por el proveedor, el precio sólo está sujeto a cambios en función de (a) el incremento porcentual del índice español de precios al consumo del mes de la fecha del último documento de planificación antes de que el cliente encargue el evento, y del mes anterior al cierre de la planificación, y (b) cambios en la normativa fiscal o de otro tipo o (c) por mutuo acuerdo entre cliente y contratista o proveedor.
El “proveedor” es cualquier proveedor de productos involucrado directa o indirectamente en el cumplimiento de este contrato, incluso si el contratante y el proveedor son la misma persona u organización.
Finalidad del contrato
Contrato de servicios en virtud del cual el Contratante actúa como intermediario independiente, en la venta de los productos entre el proveedor(es) y el Cliente. El contratante se compromete y obliga a ejecutar este contrato, con la diligencia propia de un empresario medio del sector.
Por la firma del presente documento el Cliente, expresamente, autoriza y faculta al Contratante para que, actuando en su nombre y representación y, por cuenta del mismo, pueda negociar, mediar y confirmar todos los acuerdos necesarios para el cumplimiento del planning. El Cliente tendrá la responsabilidad exclusiva de todas las obligaciones contractuales que el contratante haya firmado en representación del cliente. El Contratante actúa sólo como mediador. El Cliente enviará al Contratante, siempre con la antelación suficiente para poder ser ejecutado por el contratante, todos los detalles de los servicios que contrata o pedidos a proveedores que realiza, de forma que haga viable la realización por el contratante de su trabajo.
Eficacia del contrato
Toda venta de prestaciones del Contratante, o bien realizada directamente por el Contratante o a través de un distribuidor, queda sujeta a estas condiciones. Las divergencias sólo son posibles mediante acuerdo expreso por escrito, debidamente firmado por el Contratante. Al establecer un contrato con el Contratante, el cliente acepta el uso exclusivo del mismo, aunque sea con registro electrónico directo. Cada contrato es irrevocable y pasa a ser efectivo cuando lo acepte el Contratante. Esto se aplica en el caso del registro electrónico directo, así como en el caso de que la venta tenga lugar a través de un asesor externo o una reventa de un distribuidor. Cuando la contratación de los servicios del Contratante sea realizada por/ a través de agencia o profesional distinto del beneficiario ultimo de dichos servicios no se podrá cancelar el pedido. Si la contratación la realiza personas física beneficiaria de dichos servicios podrá cancelarlo o desistir sin sanción y sin necesidad de alegar un motivo, dentro de un plazo de 14 días naturales a partir del día siguiente a la aceptación del contrato por el contratante, si bien en este caso acepta el cliente abonar los servicios que el Contratante le pudiera haber prestado durante ese término, así como el pago de los productos entregados por proveedores, y cualquier gasto que se haya podido generar en el cumplimiento del contrato. La falta de ejercicio del derecho de desistimiento en el plazo fijado no será obstáculo para el posterior ejercicio de las acciones de nulidad o resolución del contrato cuando procedan conforme a derecho. El ejercicio del derecho de desistimiento no estará sujeto a formalidad alguna, bastando que se acredite en cualquier forma admitida en derecho. En todo caso se considerará válidamente ejercitado mediante el envío del documento de desistimiento. La invalidez de alguno o más artículos, completos o parcialmente, nunca puede tener como resultado la nulidad del contrato, que seguirá siendo válido y aplicable. La interpretación de este contrato en aquellos puntos que pudiera ofrecer divergencia entre las partes contratantes, deberá realizarse teniendo en cuenta lo acordado en el resto de documentación suscrita entre las partes; la conducta seguida por las partes; la buena fe contractual; la normativa en vigor en materia de derecho de los consumidores y la normativa de general aplicación.
Uso de locales, instalaciones, materiales e infraestructura
El uso de los locales e instalaciones está limitado por la duración del evento, según la planificación, y nunca después de la finalización de la barra libre o del DJ/músico, y dentro de las condiciones de cada local. El uso de la piscina y el jacuzzi existentes en el local o en el lugar donde se celebre el evento se atribuye exclusivamente a los residentes y a las personas que hayan alquilado el local como alojamiento. El uso de los materiales, equipos, locales o instalaciones es enteramente responsabilidad del cliente. Si el cliente encuentra cualquier discrepancia en los materiales, equipos, lugares o instalaciones, como un estado de deficiencia, deterioro, disfunción, suciedad o cualquier otro estado distinto al acordado en la planificación, o al que es comúnmente esperable, entonces el cliente debe informar de ello inmediatamente al contratista, que (1) confirmará la queja por correo electrónico al cliente y (2) si es posible, tratará de resolver la cuestión. Si no se informa de tales discrepancias a la llegada, se aceptan. El cliente acepta toda la responsabilidad y los costes de los daños, deterioros, deficiencias, disfunciones o suciedad de los materiales, equipos, locales e instalaciones que puedan producirse durante el evento. En caso de uso indebido o no autorizado de estas instalaciones, ya sea por parte del cliente o de terceros invitados al evento, el cliente asumirá los daños que pudieran ocasionarse como consecuencia de dicho uso indebido o no autorizado. El cliente asume toda la responsabilidad por las molestias o quejas de propietarios, vecinos, autoridades u otros debido a la música, cantos, gritos u otros, y las consecuencias de las mismas, como la orden de parar la música o detener el evento en su totalidad antes de la finalización prevista, los costes, multas o procedimientos legales como consecuencia de dichas quejas, órdenes y/o procedimientos. El cliente exime explícitamente al contratista de dicha responsabilidad, procedimientos y costes, incluso si estas molestias o quejas son causadas por, o se producen durante los servicios que forman parte de la planificación.
Lugares y proveedores externos u ocasionales
Una condición importante para planificar y coordinar una boda o un evento perfecto es la cooperación estrecha y frecuente con los lugares y proveedores necesarios, la mayoría de los cuales son subcontratistas independientes.
Con la mayoría de nuestros lugares de celebración y proveedores mantenemos una cooperación tan estrecha que trabajamos con ellos regularmente y/o tenemos acuerdos prenegociados que definen los servicios que prestan y las condiciones de los mismos.
Las opciones de estos proveedores están marcadas como '[A]creditadas'.
Si el cliente nos contrata o nos pide posteriormente que añadamos lugares o servicios a la planificación suministrada por proveedores no acreditados, se aplicarán condiciones adicionales y posiblemente costes, restricciones y limitaciones de responsabilidad. En estos casos, puede ser necesario (1) visitar el lugar de celebración una o más veces antes, durante o después del evento para (a) tomar medidas (b) reunirse con los proveedores para planificar el evento (c) recibir la entrega de bienes y/o servicios (d) preparar el evento (e) coordinar y controlar la recogida de bienes y/o servicios y/o (f) finalizar la limpieza y revisión del lugar de celebración (2) reunirse con los proveedores. Estos servicios, salvo que se especifique lo contrario por escrito en la planificación, no están incluidos en la misma y están sujetos a costes adicionales. Si el local es directa o indirectamente propiedad del cliente, alquilado o contratado, el cliente será el único responsable de garantizar y organizar el acceso al local siempre que el contratista lo requiera razonablemente. El contratista notificará al cliente dichas visitas y costes con al menos un día de antelación. La negativa del cliente o la imposibilidad de facilitar el acceso al lugar de celebración o de proporcionar un momento alternativo viable exime, por tanto, al contratista de cualquier responsabilidad por estos servicios o del evento si dichos servicios son esenciales para la buena y oportuna ejecución de la planificación y/o del evento.
Prestaciones adicionales
Para el caso de que el cliente solicite servicios adicionales antes o durante el evento, no incluidos en 'el planning' y/o en las Condiciones Generales de uso y venta, las cuales son conocidas y aceptadas por el mismo, se compromete y obliga a firmar dicha petición de conformidad con las siguientes : El cliente se obliga a abonar el servicio solicitado en el plazo de 7 día laborales a contar desde la petición hecha, por escrito, a Recrea Service y Consulting, SL y en caso de incumplimiento de la obligación de pago, serán de su cuenta todos los gastos que dicha reclamación suponga incluidos los honorarios de Abogado y Procurador si fueren necesarios.
A menos que expresamente se acuerde lo contrario en el planning o en el contrato, la remuneración por la mediación y la planificación del contratante es de un fijo de 2.400 € + I.V.A. y una comisión del 7,5% + I.V.A. sobre el total final de la planificación. Todos los honorarios y comisiones pagados al Contratante no son reembolsables.
Si durante la realización del evento se requiere la presencia de miembros del equipo de la parte contratante o de los socios contractuales durante el almuerzo o la cena, se les proporcionará un menú estándar y bebidas gratuitas en el lugar y correrán a cargo del cliente.
Pagos
El importe íntegro de las facturas y de las solicitudes de pago de servicios por lo cual el contratante actual como intermediario se pagará por el cliente en el plazo máximo de 7 días naturales mediante transferencia bancaria en efectivo a la cuenta del Contratante. Todos los cargos bancarios que genere el cobro de los pagos hechos por el cliente, cuando sea realizado a través de medio bancario serán de cargo del cliente. El Cliente acuerda realizar el pago inicial dentro de los 7 días posteriores a la aceptación del contrato por parte del Contratante y, a menos que se acuerde por escrito lo contrario, deberá pagarse la totalidad del presupuesto como máximo 1 mes antes de la fecha del evento. En caso contrario el Contratante podrá dejar en suspenso el contrato y por tanto suspender la ejecución del mismo siendo de responsabilidad del Cliente todos los perjuicios que ello pueda suponerle, y asumiéndolos expresamente el mismo, sin que pueda reclamar nada al Contratante.
En caso de suspensión del contrato por incumplimiento pago del Cliente la citada suspensión durará hasta la fecha prevista de celebración del evento una vez llegada la cual, se entenderá resuelto el contrato por incumplimiento del Cliente debiendo pagar al Contratante los servicios prestados así como productos suministrados pendientes de pago; y el resto de lo adeudado al Contratante y previsto y presupuestado en el contrato en concepto de daños y perjuicios. Además, se conviene por las partes que las cantidades adeudadas devengarán interés del Euribor +4% desde la misma fecha en que venía obligada a su pago.
1) Si el Contratante solicita un servicio para el cual el proveedor necesita una entrada o el pago total del importe, el cliente deberá pagar por tal servicio dentro de los 7 días posteriores a que el Contratante confirme la disponibilidad del servicio al cliente.
2) Si queda pendiente de pago alguna cuantía tras la celebración del evento, por ejemplo, entre otros casos, si el Cliente ha pedido servicios extra antes o durante el evento, entonces el Cliente debe pagar esos servicios en las 48 horas posteriores
Seguro del evento
El Cliente confirma que el Contratante ha recomendado al Cliente contratar un seguro del evento a través de un corredor de seguros a la elección del cliente y que cubra todos los costes que puedan surgir por cualquier razón, incluyendo, entre otros supuestos, enfermedad o fallecimiento del cliente, su pareja y su familia directa, mal tiempo, causas de fuerza mayor o intervención estatal.
Cancelación del contrato
Si el Cliente desea poner fin al contrato, una vez transcurrido el plazo del desistimiento a que tiene derecho, será preciso el acuerdo con el Contratante, y a falta de este, el Cliente vendrá obligado al pago de todos los pedidos de bienes que haya contratado a terceros y cuya anulación no sea posible; así como al pago al Contratante de la comisión integral a percibir por el mismo si el contrato se hubiera cumplido normalmente.
El Contratante también podrá rescindir el contrato si el Cliente cancela o no confirma los servicios y no proporciona, a más tardar 2 meses antes del evento, o a más tardar un mes después de un recordatorio, la información necesaria para garantizar una ejecución satisfactoria del evento.
Cancelación de la prestación
A menos que se especifique lo contrario por escrito, los importes pagados no son reembolsables y cancelar un producto o un servicio que había sido solicitado previamente por el Cliente y confirmado por el proveedor, supondrá una tasa de cancelación según las condiciones de venta del proveedor, pero con un mínimo de un 10% del precio total del producto o servicio si se cancela 12 meses antes del evento; 20% si se cancela entre 9 y 12 meses antes; 30% si se cancela entre 6 y 9 meses antes; 40% si se cancela entre 3 y 6 meses antes; 50% si se cancela entre 1 y 3 meses antes; 75% si se cancela entre 2 y 4 semanas antes y del 100% si se cancela después de 2 semanas antes de la celebración del evento y, siempre con un mínimo de 100€ por producto o servicio cancelado.
Cambio de fecha de la prestación
A menos que se especifique lo contrario por escrito, cambiar la fecha de un producto o un servicio que había sido solicitado previamente por el Cliente y confirmado por el proveedor, supondrá una tasa de cambio según las condiciones de venta del proveedor, pero con un mínimo de un 50% de la tasa en caso de cancelación, y siempre con un mínimo de 100€ por producto o servicio cambiado.
Cambio de cantidad de personas
A menos que se especifique lo contrario por escrito, cualquier cambio en la cantidad de personas que asisten a la boda en más de un 10% en comparación con el número en el momento de la contratación está sujeto a confirmación por parte de los proveedores y puede estar sujeto a costes adicionales.
Cierre de la planificación
Para garantizar un evento correcto y libre de estrés, y para permitir a todos los participantes planificar y organizar sus servicios a tiempo, la planificación del evento se cierra en un plazo de 7 días naturales a petición del contratante, aproximadamente un mes antes del evento, pero si la fecha del evento es durante un período de vacaciones colectivas, como Semana Santa, verano (en España el mes de agosto) o vacaciones de fin de año, entonces la fecha de cierre de la planificación se adelanta por la duración del período de vacaciones colectivas.
Una vez cerrada la planificación, todos los cambios están sujetos a aceptación y confirmación por parte del contratante y el proveedor, y dado que la planificación y el briefing a todos los proveedores y participantes tienen que ser modificados, siempre está sujeto a un coste de 25€ por cambio y proveedor. Una vez cerrada la planificación, también el número de personas que asistirán al evento es definitivo y a partir de ese momento, las personas que no asistan serán cobradas como si fueran a asistir. Sin embargo, si las cancelaciones son inferiores al 10% del número de personas presentes en el momento del cierre de la planificación del evento, y las cancelaciones se solicitan con más de 14 días naturales de antelación al evento, los proveedores pueden - y normalmente lo harán - como un gesto de buena voluntad comercial, permitirán el nuevo cálculo del coste de sus servicios. No se permiten ni son posibles los cambios durante los últimos 14 días naturales anteriores al evento, pero si por excepción se permite un cambio, siempre está sujeto a un coste de 75€ por cambio y por proveedor
El contratante podrá desistir de la ejecución del contrato si el cliente altera los servicios inicialmente enumerados o contratados en la planificación, sugiere diferencias significativas en la organización del evento, o no proporciona a más tardar 2 meses antes del evento, o a más tardar un mes después de un recordatorio, la información necesaria para asegurar una ejecución satisfactoria del evento, de tal manera que el contratante no pueda garantizar el éxito del evento. En caso de este desistimiento, el contratista se compromete a avisar a todos los proveedores encargados de los productos o servicios ya contratados y se compromete a pagar a dichos proveedores el dinero que el cliente ya haya pagado al contratante por dichos productos o servicios. El Contratante se compromete además a facilitar al Cliente toda la información relativa a los servicios y proveedores ya contratados. Si el desistimiento da lugar a la cancelación de los servicios, ya sea por petición del cliente, o por desistimiento del proveedor, se aplicarán las condiciones de cancelación de los servicios.
Pérdidas de los clientes
El Contratante no asume responsabilidad alguna de daños o pérdidas causadas por el Cliente o los invitados del Cliente o asistentes al evento. El Contratante tampoco asume responsabilidades de partidas como, comida, bebida, arreglos florales, decoración u objetos, ya sean personales o profesionales, o cualquier otro producto comprado por personas ajenas al Contratante y sus proveedores, para el evento, con anterioridad, durante o con posterioridad al mismo. El Cliente asume ser el único responsable de todos los invitados y asistentes al evento así como de los actos de dichos invitados y asistentes. El Cliente asume la obligación de reparar todos y cada uno de los daños derivados del evento, excepción hecha en el caso de que el resultado dañoso tuviera su origen en una negligencia o mala praxis por parte del contratante, los proveedores o sus empleados o agentes.
Responsabilidad
El Contratante deberá ejecutar el contrato con la diligencia exigible a un buen comerciante. El Contratante no será responsable de los errores o daños causados por la información incorrecta o incompleta que le proporcione el cliente. El Contratante no es responsable de los daños o perjuicios ocasionados al Cliente por los proveedores en la entrega de productos o servicios en los que el aquí Contratante actúa como mero intermediario. El Contratante solo es responsable de los daños causados directamente al Cliente, y no a terceras personas. De igual forma solo se podrá responsabilizar de los costes directos, es decir los que constituyan el objeto del contrato, y que hayan sido pagados, contratados o reservados de forma directa al Contratante; y nunca los indirectos, incluyendo daños emergentes, pérdida de ganancias, pérdida de ahorros, daños debidos a la interrupción del negocio, independientemente de la causa, costes derivados de los procesos de compensación, daños por interés y/o demora, daños derivados de una información errónea, incorrecta o incompleta por parte del cliente, y/o daños causados por la información o el asesoramiento por parte del contratante que no son una parte explícita del contrato. El cliente reconoce que el Contratante le ha informado de cualquier requisito o restricción legal (tales como restricciones o limitaciones de ruido), y que cualquier violación de las mismas, ya sea por parte del cliente o de los asistentes al evento, es responsabilidad exclusiva del cliente, quien asumirá todas las consecuencias, costos, multas u otras imputaciones. El Cliente compensará al Contratante por demandas realizadas por terceras personas por daños y perjuicios causados a las mismas en el ámbito de aplicación de este contrato por el Cliente o por terceros que actúen en su nombre, o por él, autorizados, o por beneficiarios por invitación del cliente en la recepción de servicios aquí contratados. El Contratante facilitará el acceso a los documentos requeridos para la ejecución del contrato. Dadas las características que tiene internet, el Contratante no será responsable de la interrupción del uso o acceso, u otros defectos debidos a problemas técnicos internos o externos (ej. Virus, interrupción de los servicios por parte de empresas de alojamiento web, etc.). La interrupción causada por mantenimiento o trabajo en los propios servidores se considerará exoneración de la responsabilidad. El Contratante se compromete a hacer todo cuanto esté a su alcance para reducir y rectificar dichos problemas tan pronto como sea posible. En caso de que el Cliente contrate proveedores/servicios él mismo, ya sea a proveedores externos o a familiares de amigos, independientemente de que el proveedor de estos servicios sea compensado financieramente o de otro modo, el Cliente deberá asegurarse de que dichas personas o proveedores cumplan con todas las obligaciones legales requeridas para prestar estos servicios, y el Cliente asumirá toda la responsabilidad por ellos, así como por cualquier consecuencia, daño, multa u otro resultado de estos servicios, y eximirá explícitamente al Contratista de los mismos, aun cuando dichos servicios aparezcan como información en la Planificación del Evento.
Reclamaciones
En caso de desacuerdo entre las partes se intentará siempre una solución amistosa.
Las reclamaciones del Cliente se han de enviar por correo certificado a la dirección fiscal del Contratante en un plazo máximo de 8 días tras la finalización del contrato o conocimiento de dicho fallo o error. El Cliente y el Contratante acuerdan expresamente, en caso de disputa mutua, solucionarla mediante arbitraje. Las partes intervinientes acuerdan que todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultantes de la ejecución o interpretación del presente contrato o relacionados con él, directa o indirectamente, se resolverán definitivamente mediante arbitraje en el marco del Tribunal de Arbitraje de Alicante, con sede en la Cámara Oficial de Comercio, Industria y Navegación de Alicante, a la que se encomienda la administración del arbitraje y la designación de los árbitros, de acuerdo con su Reglamento y Estatutos.
Idioma
El texto integro de este contrato, así como los documentos que se deriven del mismo, incluidos los Anexos, han sido redactados en varios idiomas y Español, considerándose la versión española como oficial y válida, por lo que, en caso de discrepancia o divergencia entre ambas versiones, se fija como prioritaria para su interpretación la versión en idioma Español.
Política de Protección de Datos de Carácter Personal
En cumplimiento de la Ley Organica 15/1999, de 13 de diciembre, LOPD y GDPR, le informamos que sus datos personales y dirección de correo electrónico forman parte de un fichero, cuyo responsable es Recrea Service & Consulting, SL., siendo la finalidad del fichero, la gestión de carácter comercial y el envío de comunicaciones comerciales sobre nuestros productos y/o servicios. Si lo desea, podrá usted ejercitar los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos enviando un mensaje a la siguiente dirección de correo electrónico a info@costablancaevents.org, indicando en la línea de “Asunto” el derecho que desea ejercitar.